Berufe vorgestellt - Veranstaltungsassistent:in

Kreativität und Organisationstalent Als Veranstaltungsassistent:in benötigt man ein hohes Maß an Kreativität und Organisationstalent, um Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. Wenn man gerne kreativ arbeitet und ein Talent dafür hat, Ideen in die Tat umzusetzen, ist dieser Beruf eine großartige Wahl.

Vielfältige Tätigkeitsfelder Veranstaltungsassistent:innen haben die Möglichkeit, in verschiedenen Branchen zu arbeiten, sei es in der Event- oder Messeorganisation, im Kultur- oder Sportbereich oder in Unternehmen. Diese Vielfalt macht den Beruf spannend und abwechslungsreich.

Teamarbeit und Netzwerken Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen arbeitet man oft eng im Team und hat die Möglichkeit, mit verschiedenen Dienstleistern, Kunden und Partnern zu kommunizieren. Dies fördert Networking und den Austausch mit unterschiedlichen Menschen.

Entwicklung von Projekten Der Job bietet die Möglichkeit, Projekte von der Idee bis zur Umsetzung zu begleiten, was eine direkte Rückmeldung über den eigenen Erfolg und die eigene Kreativität ermöglicht. Man sieht das Ergebnis seiner Arbeit und kann stolz darauf sein.

Abwechslungsreiche Aufgaben Kein Tag ist wie der andere. Ob es um die Organisation von Konferenzen, Hochzeiten oder kulturellen Veranstaltungen geht, die Aufgaben sind vielfältig und bieten regelmäßige neue Herausforderungen, was den Job spannend hält.

Die wichtigsten Aufgaben umfassen die Planung und Organisation von Veranstaltungen, Koordination mit Dienstleistern, Budgetverwaltung sowie die Betreuung von Teilnehmern und die Nachbereitung der Events.

Als Veranstaltungsassistent:in stehen einem viele Herausforderungen gegenüber. Dazu gehört die Koordination unterschiedlicher Aufgaben, wie die Planung und Organisation von Veranstaltungen, was oft mit kurzfristigen Änderungen und unerwarteten Situationen verbunden ist. Zusätzlich ist die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern, wie Caterern, Technikern und Veranstaltungsorten, erforderlich, was Kommunikations- und Verhandlungsgeschick verlangt. Die Zeitplanung ist ebenfalls kritisch, da Fristen eingehalten werden müssen, während auch das Budget im Auge behalten werden muss. Zudem kann der Stresslevel während der Veranstaltung selbst hoch sein, besonders wenn mehrere Details gleichzeitig überwacht werden müssen. Schließlich kommt hinzu, dass man oft flexibel sein muss, um auf die Wünsche und Bedürfnisse der Klienten einzugehen und gleichzeitig eine professionelle Atmosphäre zu gewährleisten.

Einstiegsmöglichkeiten in den Beruf des Veranstaltungsassistenten umfassen meist eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Eventmanagement, Veranstaltungsorganisation oder ein verwandtes Feld. Auch Quereinsteiger mit Erfahrungen in der Kundenbetreuung oder Organisation haben Chancen. Praktika in Eventagenturen oder im Eventmanagement von Unternehmen können wertvolle Erfahrungen und Kontakte bieten.

Aufstiegschancen bestehen durch die Übernahme von mehr Verantwortung, z.B. als Veranstaltungskoordinator:in oder Projektmanager:in. Mit zusätzlichen Qualifikationen, wie z.B. einem Masterstudium oder Zertifikaten im Eventmanagement, können sich weitere Karrieremöglichkeiten, beispielsweise in der leitenden Position (z.B. Eventmanager:in, Head of Events) ergeben.

Typische Karrierewege sind:

1. Veranstaltungsassistent:in ➔ Veranstaltungskoordinator:in ➔ Eventmanager:in ➔ Head of Events.
2. Alternativ: Veranstaltungsassistent:in ➔ Projektmanager:in für Events ➔ Senior Project Manager ➔ Direktor:in für Veranstaltungen oder Marketing.

Ein typischer Tag im Beruf eines Veranstaltungsassistenten sieht folgendermaßen aus:

Morgens:

• Der Tag beginnt um 8:30 Uhr im Büro. Zunächst wird die E-Mail-Korrespondenz durchgesehen. Dabei werden wichtige Anfragen von Dienstleistern, Kunden oder Kollegen priorisiert und beantwortet.
• Anschließend folgt ein kurzes Teammeeting, um aktuelle Projekte zu besprechen und Aufgaben zu verteilen. Hierbei werden auch anstehende Veranstaltungen sowie Aufgaben auf dem radar gehalten.

Vormittags:

• Es stehen Planungsgespräche an. Ich bespreche mit Eventmanagern, welche Anforderungen es für die bevorstehenden Veranstaltungen gibt, z. B. technische Ausstattung, Catering, oder die Anzahl der Teilnehmer.
• Ich recherchiere nach geeigneten Locations und erstelle Angebote, um die besten Optionen für zukünftige Veranstaltungen zu finden.

Mittags:

• Nach einem kurzen Mittagessen stehe ich in Kontakt mit Lieferanten; ich bestätige Bestellungen für Equipment und kümmere mich um die Anfragen für das Catering.
• Gelegentlich führt dieser Teil des Tages auch zu einem Ortstermin in einer Event-Location, um die Gegebenheiten zu besichtigen und letzte Rückfragen zu klären.

Nachmittags:

• Zurück im Büro, überarbeite ich die Event-Pläne und kümmere mich um die Druckerzeugnisse wie Einladungen oder Programme.
• Ich erstelle einen Zeitplan für die Veranstaltung und koordiniere alle beteiligt Personen wie Techniker, Verkäufer und das Cateringteam, um sicherzustellen, dass jeder über den Plan informiert ist.

Später Nachmittags:

• Auch das Budgetmanagement gehört zu meinen Aufgaben. Ich überprüfe Rechnungen und halte den Überblick über die Ausgaben der Events.
• Bei Bedarf führe ich die letzten Vorbereitungen für eine anstehende Veranstaltung, die am Abend stattfindet, durch, darunter auch die Organisation der Set-up-Zeit und die Rückmeldung an das Team.

Abends:

• Je nachdem, ob eine Veranstaltung stattfindet, kann ich am Abend vor Ort sein, um den Ablauf zu koordinieren. Ich stehe als Ansprechpartner zur Verfügung und sorge dafür, dass alles reibungslos verläuft.
• Nach der Veranstaltung folgt oft noch eine Nachbesprechung, um Feedback zu sammeln und Verbesserungsvorschläge zu notieren.

Um 19:00 Uhr wird der Arbeitsauftrag für den Tag abgeschlossen, und ich mache mich zufrieden auf den Heimweg, wissend, dass jeder Tag im Eventmanagement aufregend und abwechslungsreich ist.

Die berufliche Zufriedenheit und Work-Life-Balance von Veranstaltungsassistenten ist in der Regel als gemischt zu bewerten. Einerseits bietet der Beruf spannende Aspekte, wie die Möglichkeit, an kreativen Projekten zu arbeiten, Veranstaltungen zu organiseren und mit verschiedenen Menschen zusammenzuarbeiten, was oft zu einer hohen beruflichen Zufriedenheit führt. Zudem kann die Vielfalt der Aufgaben und die Dynamik des Berufs für viele motivierend sein.

Andererseits kann der Job auch stressig sein, insbesondere in Zeiten hoher Arbeitslast oder bei der Organisation großer Events. Lange Arbeitszeiten, das Arbeiten am Wochenende oder abends sowie unvorhergesehene Probleme, die während Veranstaltungen auftreten können, können die Work-Life-Balance negativ beeinflussen. Viele Veranstaltungsassistenten berichten von Herausforderungen, die Balance zwischen beruflichen Verpflichtungen und dem Privatleben zu halten.

Insgesamt hängt die Zufriedenheit und Work-Life-Balance stark von der individuellen Arbeitsumgebung, den hierarchischen Strukturen im Unternehmen sowie der persönlichen Lebenssituation ab.

1. Förderung von Gemeinschaftsveranstaltungen: Veranstaltungsassistent:innen tragen zu lokalen und regionalen Events bei, die den sozialen Zusammenhalt stärken und Menschen aus verschiedenen Hintergründen zusammenbringen.

2. Wirtschaftliche Impulse: Durch die Organisation von Messen, Konferenzen und Festivals werden Einnahmen für lokale Unternehmen generiert, was zur wirtschaftlichen Stabilität in der Region beiträgt.

3. Kulturelle Vielfalt: Sie helfen bei der Planung von kulturellen Veranstaltungen, die Kunst, Musik und lokale Traditionen feiern, wodurch die kulturelle Identität und Vielfalt gefördert wird.

4. Berufliche Entwicklung: Veranstaltungsassistent:innen bieten jungen Menschen und Berufseinsteigern Praktikumsplätze und Einstiegsmöglichkeiten in die Eventbranche, was zur Fachkräftesicherung beiträgt.

5. Bildung und Awareness: Viele Veranstaltungen haben Bildungscharakter, sei es durch Workshops, Seminare oder Informationsveranstaltungen, wodurch das Wissen innerhalb der Gesellschaft erweitert wird.

6. Nachhaltige Praktiken: Sie können nachhaltige Eventkonzepte entwickeln und umsetzen, die Umweltbewusstsein fördern und zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beitragen.