Berufe vorgestellt - Sekretär:in / Assistent:in

Wichtige Unterstützung im Büroalltag
Sekretär:innen und Assistent:innen spielen eine entscheidende Rolle in der Organisation und Verwaltung von Büros. Sie sorgen dafür, dass der Büroalltag reibungslos verläuft, was sowohl für die Effizienz des Unternehmens als auch für das Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig ist.

Vielfältige Aufgaben
Der Beruf bietet ein breites Spektrum an Aufgaben, von der Terminplanung und der Korrespondenz über die Organisation von Veranstaltungen bis hin zu administrativen Tätigkeiten. Dies sorgt für Abwechslung im Arbeitsalltag und ermöglicht es, viele verschiedene Fähigkeiten zu entwickeln.

Menschliche Interaktion
Sekretär:innen und Assistent:innen stehen in ständigem Kontakt mit Kollegen, Vorgesetzten und externen Partnern. Diese Interaktionen machen den Job sozial und fördern zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Karrieremöglichkeiten
Von der Unterstützung von Führungskräften bis hin zu leitenden Positionen bietet der Beruf gute Aufstiegsmöglichkeiten in der Unternehmenshierarchie. Durch die ständige Weiterbildung können sich die Karrierewege weiter diversifizieren.

Wichtige Schlüsselqualifikationen
Sekretär:innen und Assistent:innen entwickeln Fähigkeiten wie Organisationstalent, Multitasking und Kommunikation, die in vielen anderen Berufen von Nutzen sind und somit die berufliche Flexibilität erhöhen.

Einfluss auf das Unternehmen
Indem sie Führungskräfte unterstützen und Büroprozesse optimieren, tragen Sekretär:innen und Assistent:innen erheblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Diese Verantwortung und der Einfluss auf die Unternehmensabläufe können sehr befriedigend sein.

Die wichtigsten Aufgaben umfassen die Organisation von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz, die Unterstützung bei der Büroorganisation und die Vorbereitung von Meetings.

Als Sekretär:in oder Assistent:in steht man vor verschiedenen Herausforderungen. Dazu gehört das effektive Zeitmanagement, da mehrere Aufgaben und Termine gleichzeitig koordiniert werden müssen. Die Notwendigkeit, schnell zwischen verschiedenen Prioritäten umzuschalten, ist oft entscheidend. Zudem ist der Umgang mit vertraulichen Informationen eine wichtige Herausforderung, die höchste Diskretion erfordert. Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich, um mit verschiedenen Stakeholdern, wie Vorgesetzten, Kollegen und externen Partnern, effektiv zu interagieren. Darüber hinaus kann es in stressigen Zeiten zu hoher Arbeitsbelastung kommen, wodurch die Fähigkeit, unter Druck Ruhe zu bewahren und trotzdem professionell zu arbeiten, gefordert wird.

Einstiegsmöglichkeiten:

1. Ausbildung zur Kaufmann/-frau für Büromanagement: Viele Sekretär:innen und Assistent:innen haben eine Ausbildung in diesem Bereich, die praktische Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltung vermittelt.
2. Quereinstieg: Direkt nach der Schule in Sekretariats- oder Assistenzpositionen einsteigen, auch ohne spezifische Ausbildung, oft mit Weiterbildungen oder Praktika.
3. Praktika: Berufspraktika bieten die Möglichkeit, erste Erfahrungen in der Assistenz zu sammeln und Kontakte zu knüpfen.

Aufstiegschancen:

1. Junior-Positionen: Nach einigen Jahren Erfahrung als Sachbearbeiter:in oder Assistent:in kann man in Junior-Management-Positionen aufsteigen.
2. Office-Management: Über die Rolle als Assistent:in hinaus kann man sich zum Office-Manager oder Teamleiter entwickeln.
3. Spezialisierungen: Weiterbildung in speziellen Bereichen wie Projektmanagement, Personalmanagement oder Marketing kann Careers voranbringen.

Typische Karrierewege:

1. Sekretär/in -> Senior-Sekretär/in -> Office-Manager/in -> Assistenz der Geschäftsführung
2. Kaufmann/-frau für Büromanagement -> Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation -> Büroleitung
3. Assistent/in -> Projektassistent/in -> Projektmanager/in

Durch kontinuierliche Weiterbildung und Spezialisierung stehen vielfältige Karrierewege offen; auch eine Selbstständigkeit als freiberufliche/r Assistent/in ist möglich.

Ein typischer Tag als Sekretär:in oder Assistent:in beginnt oft früh am Morgen, häufig zwischen 7:30 und 8:30 Uhr. Der erste Schritt ist das Überprüfen der E-Mails und Posteingänge, um dringende Anfragen oder wichtige Nachrichten zu sehen, die möglicherweise über Nacht eingegangen sind.

Im Anschluss daran wird der Tagesablauf geplant. Dies kann das Erstellen oder Aktualisieren von Terminplänen für den Vorgesetzten umfassen, einschließlich Meetings, Telefonkonferenzen und anderen Veranstaltungen.

Ein großer Teil des Jobs besteht aus der Organisation von Terminen und der Koordination von Meetings. Dies beinhaltet häufig das Reservieren von Räumen, das Einladen von Teilnehmern und das Vorbereiten von Materialien wie Präsentationen oder Berichten.

Während des Arbeitstags erhält die Sekretär:in häufig Anfragen von Kollegen oder externen Partnern. Es ist wichtig, schnell auf Anfragen zu reagieren, Fragen zu beantworten oder Informationen bereitzustellen. Telefonate sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Jobs – sowohl das Führen von Gesprächen als auch das Weiterleiten von Anrufen wird erwartet.

Zwischendurch müssen regelmäßige administrative Aufgaben erledigt werden, wie das Verfassen von Protokollen, das Erstellen von Dokumenten und Berichten, das Pflegen von Datenbanken oder das Organisieren von Akten und Unterlagen. Zudem ist die Verwaltung von Reisekosten und die Buchung von Reisen eine häufige Anforderung.

Die Mittagspause wird oft genutzt, um etwas Abstand zu gewinnen; sie kann entweder zuhause, im Büro oder in einem nahegelegenen Restaurant verbracht werden.

Der Nachmittag besteht in der Regel aus einer Fortsetzung der oben genannten Aufgaben, eventuell sind auch Meetings angesetzt, an denen die Sekretär:in teilnimmt, Notizen macht und anschließend Protokolle erstellt.

Zum Ende des Arbeitstags wird der Posteingang erneut überprüft, wichtige Aufgaben oder Informationen für den nächsten Tag notiert und schließlich werden alle Materialien und Dokumente organisiert, um einen reibungslosen Übergang für den nächsten Tag zu gewährleisten.

Ein typischer Arbeitstag endet meist zwischen 16:30 und 18:00 Uhr, abhängig von den Erfordernissen des Jobs.

Die berufliche Zufriedenheit von Sekretär:innen und Assistent:innen variiert stark, abhängig von Faktoren wie dem Arbeitsumfeld, den Anforderungen des Jobs und der Unterstützung durch Vorgesetzte. Viele empfinden Freude daran, anderen zu helfen und einen wichtigen Teil der Büroadministration zu leisten. Dennoch können Überstunden und hohe Arbeitsbelastung die Zufriedenheit beeinträchtigen.

In Bezug auf die Work-Life-Balance berichten viele Sekretär:innen von Herausforderungen, insbesondere wenn die Arbeitszeiten unregelmäßig oder die Arbeitslast hoch sind. Flexible Arbeitsmodelle und das Angebot von Homeoffice können jedoch die Balance verbessern. Insgesamt können die Faktoren wie organisatorische Kultur, Arbeitsbelastung und persönliche Ansprüche erheblich beeinflussen, wie zufrieden jemand in diesem Berufsfeld ist.

1. Organisationsfähigkeit: Sekretär:innen und Assistent:innen sorgen für eine effiziente Organisation innerhalb von Unternehmen, was zu einem reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen beiträgt.

2. Unterstützung der Führungskräfte: Sie entlasten Führungskräfte von administrativen Aufgaben, sodass diese sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren können, die für das Wachstum und die Entwicklung von Organisationen wichtig sind.

3. Kommunikationsschnittstelle: Sie fungieren als wichtige Kommunikationsschnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen, Kunden und Partnern, wodurch ein effektiver Informationsaustausch gefördert wird.

4. Protokollführung: Sekretär:innen halten Meetings und Veranstaltungen fest, was hilft, wichtige Entscheidungen und Informationen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass diese für alle Beteiligten zugänglich sind.

5. Ressourcennutzung: Sie tragen zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei, indem sie Termine, Reisen und Meetings effektiv koordinieren, was Zeit und Geld spart.

6. Kundenservice: Oft sind sie die erste Anlaufstelle für Kunden und gewährleisten durch ihre freundliche und professionelle Kommunikation einen positiven ersten Eindruck von Unternehmen.

7. Verwaltung von Informationen: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung und Archivierung von sensiblen Informationen, was zur Sicherheit und Vertraulichkeit in Unternehmen beiträgt.

8. Implementierung von Technologien: Sekretär:innen führen oft neue Technologien und Softwarelösungen ein, die die Effizienz und Produktivität der Unternehmensabläufe verbessern.